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Avis de recrutement: Secrétaire de direction
Express Union Finance recrute un(e) secrétaire de direction
Mission Générale :
- Assure le suivi des instructions et des recommandations de la Direction Générale et la gestion des courriers et autres documents au sein de l’entreprise et avec l’extérieur.
- Il travaille sous la supervision fonctionnelle du secrétariat du Groupe.
Qualification requise :
- Diplôme bac+2 (Bac G1 de préférence)
- Capacité à travailler sous stress
- Le sens de l’analyse ;
- Ecoute et sens critique ;
- Maîtrise l’informatique ;
- Respectueux de son image;
Compétences Attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Access)
- Maîtrise de l’outil internet,
- Maîtriser les techniques d’expression écrites et orale,
- Savoir animer et conduire une réunion
- Anticipation et pro activité
- Autonomie
- Aisance relationnelle (contacts directs avec le personnel et partenaires);
- Gout pour le travail en équipe;
- Etre dynamique, disponible;
- Etre autonome, force de proposition.
Fonctions et responsabilités principales :
- Gérer le courrier « départ » et « arrivées » du Directeur Général;
- Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse de la direction Générale;
- Tenir le registre des visiteurs de la Direction Générale;
- Gérer les visiteurs de la Direction Générale ;
- Gérer l’agenda du Directeur Général ;
- Assurer le suivi des instructions et des recommandations de la Direction Générale;
- Assurer le classement et la numérotation de toutes les correspondances de la Direction Générale ; Enregistrer les notes dans l’application des notes ;
- Classer les diverses notes en provenance du siège du groupe, ainsi que celles de la filiale dans les différents chronos y afférents ;
- Assurer la tenue des archives du secrétariat de la Direction Générale ;
- Acheminer dans les agences de la filiale les notes et autres correspondances de la Direction Générale ;
- Veiller à l’extraction et suivi de l’exécution des résolutions prises en interne dans la filiale, et produire les comptes rendus d’évaluations y relatifs ;
- Suivre l’exécution par les responsables de la filiale, des résolutions venant du siège du groupe ;
- Suivre la production des rapports par les agences de la filiale ;
- Relancer les agences de la filiale par rapport aux échéances des comptes rendus d’exécution des lettres des résolutions, lettres de mission et rapports;
- Assurer l’acheminement des documents, rapports, comptes rendus d’exécution des résolutions et autres correspondances de la filiale vers le siège du groupe ;
- Suivre les séances de travail à tenir par les responsables de la filiale;
- Suivre la tenue des réunions statutaires de la filiale et produire les différents procès verbaux et comptes rendus y relatifs;
- Produire le programme annuel des différentes causeries et séminaires de la filiale et veiller à leur effectivité;
Critères d’appréciation:
- Célérité dans le traitement des courriers
- Suivi des résolutions et des séances de travail
- Gestion de l’agenda du DG
Les adresses mails : adholding@expressunion.net bien vouloir mettre en copie achmua@yahoo.fr.
